Publicerat 31 oktober 2018 i kategorin Artiklar

Arkivering av kvitton och fakturor

Det är viktigt att du i ditt företag arkiverar kvitton, fakturor och annan räkenskapsinformation på rätt sätt. Vi sammanfattar vilket ansvar du har som företagare och vad som gäller när du upphör med eller överlåter ditt företag.

Du måste spara företagets räkenskapsinformation i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om ditt företag har brutet räkenskapsår, till exempel 1/7 till 30/6, innebär det att du måste spara räkenskapsinformationen i sju år och sex månader. Men du kan till följd av exempelvis preskriptionsregler eller skatteregler behöva spara informationen under ännu längre tid.

Papper eller elektroniskt

Enligt bokföringslagen är det tillåtet att fotografera eller skanna fakturor, kvitton eller annan räkenskapsinformation företaget fått på papper, för att kunna spara dem på data-media. Men du får inte förstöra pappersfakturorna eller
kvittona efter att du skannat dem. Dessa måste företaget spara under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades. Sedan kan du kasta dem.

Det omvända gäller också. Får ditt företag en elektronisk faktura kan du skriva ut den och spara den på papper. Men företaget måste då samtidigt spara den elektroniska fakturan under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades.

Både papper och elektroniskt

Tar ditt företag emot en faktura både på papper och elektroniskt i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget väljer att spara den elektroniska fakturan kan du kasta pappersfakturan.

Men det gäller inte om företaget får en pappersfaktura som du sedan fotograferar eller skannar. Företaget har då inte tagit emot fakturan i olika form utan fört över den från en form till en annan.

Kvitton på utlägg

Om en anställd gör ett inköp för ditt företags räkning är det en affärshändelse i företaget. Det gäller oavsett om den anställde betalar med egna eller företagets pengar eller kort. Kvittot som den anställde får vid köpet är företagets och ska hanteras på samma sätt som när ditt företag gör egna inköp. Det innebär att om den anställde tar emot ett papperskvitto ska det kvittot lämnas till företaget så att det kan arkiveras. Har den anställde endast tagit emot kvittot elektroniskt, ska företaget spara det elektroniskt.

Kundfakturor

Fakturor som företaget upprättar ska bevaras i det skick du sammanställt och sparat dem i företagets bokföring. Det innebär att om du upprättar en kundfaktura elektroniskt men presenterar den i pappersform i företagets bokföring, ska fakturan arkiveras i pappersform. Det gäller oavsett om du skickar fakturan elektroniskt eller på papper till kunden.

När företaget överlåts eller upphör

Har du en enskild firma är det du som är ansvarig för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation. Överlåter du verksamheten behåller du arkiveringsskyldigheten för tiden före överlåtelsen. Detsamma gäller om du avslutar firman. Ditt ansvar kvarstår då arkiveringstiden ut. När du avlider övertar dödsboet arkiveringsskyldigheten, men upphör när dödsboet skiftats. Därefter finns inte längre någon arkiveringsansvarig.

Juridisk person

Bedrivs ditt företag i aktiebolagsform är det företaget som ansvarar för arkiveringen. Men ytterst blir det ändå du som är ansvarig om du ingår i företagets styrelse.

Vid en överlåtelse följer ansvaret för räkenskapsinformationen med företaget.

Arkiveringsansvaret kan inte avtalas bort. Det innebär att om företaget låter till exempel ett arkiveringsföretag eller en redovisningskonsult sköta arkiveringen, måste företaget försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.

Likvidation

Begär du ditt bolag i likvidation utses en likvidator som ersätter styrelsen. Han avvecklar bolaget och fördelar eventuellt överskott mellan aktieägarna. Bolaget är upplöst när likvidatorn har lagt fram sin slutredovisning på en bolagsstämma. Likvidatorn har därefter ett fortsatt ansvar för att arkivera företagets räkenskapsinformation. När ett handelsbolag likviderats utan likvidator är det bolagsmännen som har det ansvaret.

Fusion

Har ditt bolag fusionerats med ett annat företag har samtliga tillgångar och skulder tagits över av det andra företaget. Samtidigt har ditt bolag upplösts utan likvidation. Det övertagande företaget övertar vid fusionen ansvaret för att arkivera det överlåtande bolagets räkenskapsinformation.

Konkurs

Försätts ditt företag i konkurs är du skyldig att överlämna företagets räkenskapsinformation till konkursförvaltaren.

Räkenskapsinformation som avser tiden före konkursen ska efter avslutad konkurs återlämnas till företaget. Det har trots konkursen ett fortsatt arkiveringsansvar.

Visar det sig vara svårt för konkursförvaltaren att återlämna räkenskapsinformationen ska den överlämnas till Kronofogden, som är tillsynsmyndighet över konkursförvaltningen. I praktiken brukar dock konkursförvaltaren, efter avslutad konkurs, skicka räkenskapsinformationen till ett arkivföretag där den förvaras under den återstående arkiveringstiden.

Räkenskapsinformation som härrör från själva konkursboet ska bevaras av konkursförvaltaren.

bfn.se

Publicerat 17 november 2022

Högre kostnadsränta på kvarskatt

Slutskattebesked i augusti och skatt att betala? Den 14 november ska inbetalningen vara bokförd på Skatteverkets konto.Att få kvarskatt kan bero på många olika saker. Om en person har fler än en arbetsgivare eller pensionsutbetalare samtidigt kan skatteavdraget blivit för lågt. Det kan även bero på skatt på fonder, fastighetsavgift eller fastighetsskatt. Skatteverket fastställer …

Läs mer

Publicerat 17 november 2022

EU:s direktiv för minimilöner – vad innebär det?

Minimilön är den lägsta lön en arbetsgivare lagligt får ge en arbetstagare för utfört arbete. EU vill förbättra människors arbets- och levnadsvillkor genom att inrätta en ram för tillräckliga minimilöner i Europa. Under hösten har en ny EU-lagstiftning röstats fram. EU-länderna har två år på sig att införliva detta i sin nationella lagstiftning.I Sverige har vi ingen …

Läs mer

Publicerat 17 november 2022

Förslag på nya skatteregler

Sverige har nyligen fått en ny regering och det brukar innebära att det kommer förslag på nya skatteregler. I budgetpropositionen presenteras flera av dessa förslag. Vissa av dem har redan varit ute på remiss och ligger längre fram i lagstiftningsprocessen. De nyheter som regeringen aviserade i budgetpropositionen kommer längre fram i höst på remiss. Många av de förändringar som …

Läs mer

Publicerat 17 november 2022

Hur blir det med reseavdraget?

Riksdagen har tidigare röstat igenom ett förslag som skulle innebära att avdraget för arbetsresor ersätts av en skattereduktion. Till skillnad från avdraget som var kostnadsbaserat skulle skattereduktionen huvudsakligen vara avståndsbaserad och färdmedelsneutral. Detta är beslutat av riksdagen att genomföras den 1 januari 2023.Nu har den nyligen tillträdda regeringen lagt förslag …

Läs mer

Publicerat 20 oktober 2022

Dags för pension – det säger de nya reglerna

Dagens regler gör att allmän pension tidigast kan tas ut från 62 års ålder. Man har rätt att jobba till 68 år enligt lagen om anställningsskydd. Från och med år 2023 gäller nya pensionsåldrar.Från och med år 2023 gäller nya pensionsåldrar som styr när allmän pension kan tas ut första gången och när garantipension, inkomstpensionstillägg och bostadstillägg kan börja …

Läs mer

Publicerat 20 oktober 2022

Tidöavtalet – vad väntar?

I väntan på höstbudgeten från vår nya regering kan Tidöavtalet ge en överblick på vad som skulle kunna bli aktuellt och vad som utlovas.Det utlovas lägre administrativa kostnader för företagen. Regeringen vill främja att fler nya företag bidrar till jobb, tillväxt och välstånd. Såväl bolagsskatter som kapitalskatter ska vara konkurrenskraftiga, och det öppnas upp för …

Läs mer

Publicerat 20 oktober 2022

Mina ombud – digitala fullmakter lanserade

Bolagsverket har nu lanserat tjänsten Mina ombud. Den ska göra det möjligt för företagare och privatpersoner att skapa och dela ut digitala fullmakter hos alla anslutna inom den offentliga sektorn. – Vi har länge arbetat för detta. När Skatteverket och Bolagsverket är anslutet kommer det att spara mycket tid för våra medlemmar, säger Roland Sigbladh, förbundsdirektör Srf …

Läs mer

Publicerat 20 oktober 2022

Ny undersökning: Auktoriserade Lönekonsulter kan mer, känner mindre stress

Vismas stora undersökning av lönebranschen visar att Auktoriserade Lönekonsulter, auktoriserade via Srf konsulterna, har större kunskap än andra vad gäller exempelvis GDPR, nya betalningsinfrastrukturen P27 och lönesystemet de jobbar i. – Det är väldigt glädjande och ett kvitto på att vi gör det medlemmarna vill att vi ska göra. Att de även är mer nöjda med sitt yrkesval …

Läs mer

Publicerat 15 september 2022

Rekrytering: Så gör du för att hitta rätt personal

Dags att rekrytera? För att lyckas behöver ni bland annat: kartlägga era faktiska behov, säkra ert varumärke som arbetsgivare (employer branding), göra en realistisk tidsplan och vara beredda att ta in hjälp. Det konstaterar Camilla Elfving, senior rekryteringskonsult vid Poolia och medlem i Srf lön utbildningsråd.Camilla Elfving, som jobbat i rekryteringsbranschen i över 20 år, …

Läs mer

Publicerat 15 september 2022

Onboarding: Så hjälper du en ny kollega att trivas och prestera

– Skillnaden mellan introduktion och onboarding? Jag skulle säga att introduktion handlar om att en nyanställd får veta vad som behövs för att börja jobba. En onboardning går djupare och talar om varför och hur jobbet ska göras, kopplat till bolagets kultur och värderingar. Onboarding innebär att företaget aktivt, under en längre tid, lyssnar till vad den nyanställde behöver …

Läs mer

Gå till startsidan